OLVG

De uitdaging

Het OLVG was op zoek naar een Learning Management Systeem om het trainingsmateriaal aan te bieden. Daarnaast wilden ze iedereen in de organisatie inzicht geven in zijn/haar bevoegd- en bekwaamheden middels een kwaliteitspaspoort.

OLVG is een fusieziekenhuis, voortgekomen uit het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis en het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis. In beide ziekenhuizen was er binnen de leerhuizen een gezamenlijke wens voor een LMS voor alle medewerkers van het nieuwe OLVG op de locaties Oost en West. Ze wilden een LMS waarin ze op efficiënte en moderne wijze scholings-/trainingsmateriaal konden aanbieden. Het LMS moest inzage geven in de bevoegd- en bekwaamheid van alle medewerkers en eenvoudig rapportages maken.

De oplossing

Om tot een geschikte oplossing te komen heeft OLVG marktonderzoek gedaan. Tijdens het bezoeken van een beurs kwam het OLVG in aanraking met Courseware. Louzieta, Coördinator Leerportaal bij het OLVG, geeft verschillende redenen waarom ze voor Courseware en PeopleFluent LMS hebben gekozen:

1. PeopleFluent LMS bood de meeste zekerheid om technisch en functioneel de fusie aan te kunnen:
   • Mutaties in user-bestanden
   • Harmonisatie van het trainingsmateriaal en certificaten
   • Flexibiliteit in inrichting
2. De mogelijkheid om dynamische groepen toe te voegen waar scholing aan toegewezen kan worden.
3. PeopleFluent LMS beschikt over zeer flexibele functionaliteit om programma’s en profielen samen te stellen zodat de diversiteit van het aanbod in de twee ziekenhuizen kon worden nagebouwd.
4. De mogelijkheid om operationeel beheerrollen en omgevingen te kunnen scheiden. Zo kunnen organisatieonderdelen hun eigen training en gebruik organiseren. Dat is nu ook operationeel. Het Leerportaal van OLVG kent zogenaamde satelliet-organisaties die hun eigen stuk LMS beheren en de catalogus van OLVG gebruiken.
5. De betrouwbaarheid van de ondersteuning in de beheerfase.
6. De technische kennis en ervaring van Courseware als leverancier om breder te kunnen ondersteunen bij koppelingen met andere systemen.
7. Courseware biedt gedegen oplossingen. Het is geen leverancier die één LMS van uit één visie aanbiedt, waarbij je allerhande beperkingen tegenkomt wanneer je als organisatie een andere kant uit wilt, sneller groeit dan de leverancier of wanneer de leverancier andere strategische keuzes maakt.

Leercultuur creëren

Het OLVG stond natuurlijk voor een interessante uitdaging. Ze wilden een LMS inrichten en implementeren voor het gehele OLVG, waar de twee leerhuizen op dat moment ieder nog een eigen visie op leren hadden. Met elk verschillende werkprocessen die zij van elkaar nog niet heel goed kenden, was een uitdaging. Eigenlijk wilde het OLVG al het trainingsmateriaal geharmoniseerd in hun Leerportaal aanbieden. Helaas bleek dit niet mogelijk waardoor op 1 september 2015 hun Leerportaal live ging met een aanbod voor de medewerkers van West en een aanbod voor de medewerkers van Oost. Hierdoor was er ook een verschil in verplichte scholing tussen beide locaties. Maar doordat er steeds meer medewerkers locatie-overstijgend gingen werken, was dat niet houdbaar. De verplichte scholing werd geharmoniseerd en in 2017 stond er een nieuw ingericht LMS met vijf basisprofielen voor alle zorgmedewerkers.

Om de gehele implementatie succesvol te laten verlopen, was er vanuit Courseware een projectleider en dedicated consultant. Het OLVG had een team ingericht met duidelijke rollen: interne projectleider, coördinator, technisch beheerder en operationeel beheerder.

De resultaten

Inmiddels werkt het OLVG al meerdere jaren met PeopleFluent LMS. Ze hebben een mooi systeem dat de medewerkers ondersteunt om hun deskundigheidsbevordering inzichtelijk te hebben en daarmee aantoonbaar bekwaam te zijn. Het management heeft daarnaast een instrument om mee te sturen. Ze gebruiken het Leerportaal voor alle medewerkers van het OLVG. De zorgprofessionals maken het meeste gebruik van het leerplatform. Voor elke zorgprofessional zijn profielen met verplichte scholing ingericht. Daarnaast gaan steeds meer medewerkers van ondersteunende diensten de voordelen van het Leerportaal zien.

Het OLVG vindt dat leren steeds gestimuleerd moet blijven. Er is nooit een eindresultaat; ze willen blijven doorontwikkelen met alle nieuwe technologieën die beschikbaar zijn. Denk aan nieuwe visies op leren, zoals 5 Moments of Need en performance support. Daarnaast moeten die vernieuwingen vertaald worden naar het LMS. Koppelingen met andere systemen en/of platforms worden steeds belangrijker.