Al bijna tien jaar maakt Brunel gebruik van Totara Learn als leerplatform. In die periode groeide de organisatie uit tot een internationale speler, veranderden processen en werd de visie op leren verder ontwikkeld. Het platform groeide mee, maar niet altijd op een manier die nog aansloot bij de realiteit van de organisatie.
De uitdaging
Toen Jamie Slingerland bij Brunel begon, zag ze direct dat het platform zijn doel voorbij schoot. “Ik had geen idee waar ik moest beginnen,” zegt ze. “Het was druk, onoverzichtelijk en niet gebruiksvriendelijk. Je deed wat verplicht was en daarna ging je er zo snel mogelijk weer uit.”
Wat op het eerste gezicht een gebruiksprobleem leek, bleek in werkelijkheid veel fundamenteler. Volgens Helen Zwiers, freelance L&D-specialist op het project, lag de kern van het probleem in de basis van het systeem. “De grootste problemen zaten niet in het LMS zelf, maar in de kwaliteit van de data. Garbage in, garbage out.”
Jaren van veranderingen, wisselingen in beheer en groei leidden tot vervuilde data, foutieve gebruikersprofielen en onbetrouwbare rapportages. Op piekmomenten ontstonden er duizenden foutmeldingen per dag. “Dan weet je niet meer waar je moet beginnen,” aldus Jamie.
Brunel stond voor een keuze: het bestaande platform opschonen of volledig opnieuw beginnen. Het opschonen van het bestaande systeem werd al snel vergeleken met het verbouwen van een huis terwijl je er nog in woont. De impact op gebruikers zou groot zijn en het proces complex en tijdrovend worden.
Daarom werd besloten om opnieuw te beginnen. Niet door het bestaande systeem te verbeteren, maar door een volledig nieuwe omgeving op te bouwen vanaf de basis.
Een nieuwe leeromgeving met grip en vertrouwen
Het project startte met iets wat vaak wordt onderschat, maar hier cruciaal bleek: het opschonen van data. Maandenlang werd gewerkt aan het herstellen van de basis. HR-teams wereldwijd werden betrokken om data te controleren en te corrigeren. Structuren werden opnieuw ingericht en processen gestandaardiseerd.
“De data moest kloppen voordat we verder konden,” zegt Jamie. Pas daarna kon er worden gekeken naar design, functionaliteit en gebruikerservaring.
Met een schone basis werd een nieuwe leeromgeving opgebouwd. Multi-tenancy gaf regio’s meer autonomie, zonder in te leveren op controle of privacy, doordat elke regio een eigen afgeschermde omgeving kreeg met eigen beheer en rapportages. Tegelijkertijd kreeg het platform een nieuwe identiteit: de Brunel Academy.
Ook de gebruikerservaring werd volledig herzien. Het platform kreeg een rustiger en moderner design, met duidelijke navigatie en een onboarding die gebruikers actief begeleidt. “Less is more,” was daarbij het uitgangspunt.
Voor het eerst werd het mogelijk om betrouwbare inzichten te krijgen. Managers kregen toegang tot dashboards en rapportages die daadwerkelijk klopten. Waar data eerder een obstakel was, werd het nu een stuurmiddel.
De impact was direct merkbaar. Het aantal foutmeldingen daalde drastisch, processen werden efficiënter en gebruikers begonnen het platform daadwerkelijk te gebruiken. “Mensen komen nu zelf met ideeën,” zegt Jamie. “Ze zien de waarde en willen er meer mee doen.”
Wat misschien nog wel belangrijker is: de rol van leren binnen Brunel veranderde. Door te investeren in een solide basis, werd het platform niet alleen een systeem, maar een strategisch instrument.
“Het oude systeem was niet werkbaar,” concludeert Jamie. “Ik zou dit 100% opnieuw doen.”
Met de basis op orde kijkt Brunel nu vooruit. De volgende stap ligt in het verder ontwikkelen van content en het versterken van de leerstrategie. Maar dit keer staat er een fundament dat die groei ook daadwerkelijk kan dragen.
Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen?
Wil je weten of Totara LMS jou ook kan helpen met het bouwen van een sterke leercultuur? Neem dan contact op met Tijs Holkenborg via onderstaande knop, stuur een mail naar holkenborg@courseware.nl of plan een adviesgesprek in.
