De uitdaging

Enexis heeft een aantal ontwikkelaars op de afdeling Training en Opleiding. De afdeling is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en innovatie van haar medewerkers. Ze maken al jaren gebruik van Articulate 360 en hebben daarmee al hun lesstof gedigitaliseerd. De technische trainingen zijn goed te maken in Articulate, maar ze wilden zich verder ontwikkelen. De populariteit van Virtual Reality (VR) en Augmented Reality (AR) nam intussen verder toe. Enexis wilde hun leeraanbod smeuïger maken voor hun jongere doelgroep en wilde dit met VR proberen.

De oplossing

Jan, trainer bij Enexis, had van zijn manager gehoord over een nieuwe tool van Courseware, CenarioVR. Hij gaat jaarlijks naar de Articulate Gebruikersdagen en was dus al bekend met Courseware. Op de ARTGD heeft Jan contact gezocht met een Courseware collega, die hem enkele voorbeelden van CenarioVR heeft laten zien. Vanaf dat moment was hij enthousiast!

Enexis kocht een 360-graden camera en is begonnen met het ontwikkelen van Virtual Reality trainingen. Inmiddels heeft Jan twee modules gebouwd. De VR-modules zijn gebouwd voor medewerkers die niet werkzaam zijn in de techniek. Ze komen nooit in de bedrijfsruimte en de modules laten ze op een laagdrempelige manier kennis maken met wat er allemaal binnen het werkveld van Enexis valt.

VR-training zelf maken of laten ontwikkelen?

Destijds stond Enexis voor de keuze: gaan we zelf Virtual Reality-trainingen maken of laten we ze door een externe partij ontwikkelen? Enexis koos ervoor om zelf aan de slag te gaan hiermee. Jan benadrukt de voordelen van CenarioVR: als een organisatie zelf VR ontwikkelt met CenarioVR, is het heel anders dan wanneer dit door een externe programmeur wordt gedaan. Omdat Enexis vaak wijzigingen moet doorvoeren in de module vanwege regel- en wetgeving, kan dit met CenarioVR binnen één tot vier uur worden gerealiseerd. Wanneer deze wijzigingen door een externe partij worden geprogrammeerd, is de organisatie afhankelijk van de beschikbaarheid van de programmeur en zijn er hogere kosten aan verbonden.

In tegenstelling tot het uitbesteden van de ontwikkeling van VR-trainingen is CenarioVR een betaalbare oplossing waarmee je gemakkelijk en snel VR-trainingen ontwikkelt. Op basis van 360-graden foto’s en video’s kunnen er modules worden gemaakt. Doordat er enkel gebruik wordt gemaakt van 360° foto’s en video’s is de opslagruimte van deze modules ook veel beperkter dan bij de gemiddelde VR-training.

VR-training ontwikkelproces

Volgens Jan is het mooie aan VR-trainingen het interactieve aspect. Medewerkers moeten in de ruimtes rondkijken om alle informatie te bekijken. Hij begint met een storyboard en bekijkt wat interessant is voor de doelgroep. Van daaruit bouwt hij de module.

Aanbieden modules

Enexis biedt haar medewerkers verschillende mogelijkheden aan om op elk gewenst moment de modules te kunnen volgen:

1. Tijdens klassikale lessen kunnen de medewerkers de modules bekijken met een VR-bril;
2. In het veld via de telefoon en tablet;
3. Op een laptop of pc bijvoorbeeld op kantoor.

De VR-trainingen zijn onderdeel van het onboarding-proces. De medewerkers wordt gevraagd voor de praktijkdag de lesstof door te nemen. In de lesstof staan de links naar de VR-trainingen. Ook kunnen de medewerkers de modules starten door een QR-code te scannen.

De resultaten

Door het gebruik van CenarioVR is het Enexis gelukt om hun e-learningmodules goed te laten landen bij de jongere medewerkers. Daarnaast hebben ze veel kosten kunnen besparen door zelf de modules te ontwikkelen met CenarioVR in plaats van dit bij een externe partij te doen. Iedere drie jaar moeten medewerkers toetsen maken voor de landelijke regelgeving. Met VR bereiden alle medewerkers zich hier goed op voor.

De uitdaging

Het Prinses Máxima Centrum is een ziekenhuis en onderzoekscentrum dat gespecialiseerd is in de kinderoncologie in Utrecht. In mei 2018 opende het centrum voor het eerst haar deuren. Doordat de organisatie in zijn geheel nog moest worden opgebouwd was het opzetten van de Academy ook een bewogen traject. De Academy moest voor onderwijs en opleiding voor professionals in de kinderoncologie zorgen en het centrum was hiervoor op zoek naar een systeem om cursussen aan te bieden, certificaten te registreren en inzicht bieden in bekwaamheden met behulp van een kwaliteitspaspoort. Daarnaast moest het systeem kunnen koppelen met AFAS en PE-online. Kortom het systeem moest zorgen voor meer flexibiliteit en automatisering rond leren en ontwikkelen.

Een aantal leveranciers is gevraagd een offerte uit te brengen. Op basis van de antwoorden, het meedenken en de prijsstelling heeft het Prinses Máxima Centrum toen voor Courseware in combinatie met PeopleFluent LMS gekozen. Een belangrijke factor was de flexibiliteit van het systeem.

De oplossing

Om de implementatie goed te laten verlopen is er een projectgroep opgezet. Het centrum was nog niet geopend en het LMS moest al worden ingericht. Gedurende de inrichting van het systeem lag er veel focus op het kwaliteitspaspoort, de gebruikerservaring en het koppelingen met bijvoorbeeld het HR-systeem. Het resultaat is een prachtige leeromgeving waarin medewerkers snel inzicht hebben in hun bekwaamheden, openstaande cursussen en opleidingshiaat.

Kwaliteitspaspoort

Toen het LMS net live ging was het vooral gericht op de zorg met de focus op verpleegkundigen. Het kwaliteitspaspoort was toen de drijvende kracht van het systeem. De leidinggevenden keken steeds meer naar de dashboards om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van hun medewerkers. Het kwaliteitspaspoort geeft medewerkers inzicht in hun eigen portfolio. Het Máxima vinden het belangrijk om mensen te ondersteunen bevoegd en bekwaam te zijn en te blijven. Om bekwaam te blijven moeten de medewerkers eens in de zoveel tijd het programma weer herhalen. Medewerkers krijgen nu automatisch een signaal dat hun certificaat binnenkort verloopt.

Prinses Máxima Centrum vindt het PeopleFluent LMS een prachtig platform, om verschillende redenen:

• Iedere medewerker heeft zicht op de status van opleidingen binnen zijn kwaliteitspaspoort.
• Iedere medewerker wordt gefaciliteerd in het volgen van de (nieuwe) ontwikkelingen voor de opbouw van zijn persoonlijk portfolio.
• Overzichtelijke dashboards voor medewerkers en leidinggevenden.
• En daarnaast overzichtelijke en eigentijdse presentatie van catalogus, kalender en inschrijving- en rapportagesystematiek.

Dienke Mandema, directeur Academy & Bedrijfsvoering bij het Prinses Máxima Centrum vertelt dat ze, naast de voordelen van het leerplatform, erg plezierig samenwerkt met de medewerkers van Courseware.

In het nieuwe strategisch plan is alles erop gericht om onze ambitie vorm te geven. Daar gaat het LMS zeker een rol in spelen. Als eerste gaat het Prinses Máxima Centrum intern verbreden door alle medewerkers te ondersteunen in hun ontwikkeling. Er komt een breed aanbod bedrijfsopleidingen in het LMS. Daarnaast is het werven en binden van top researchers en kinderoncologen belangrijk, ook daarin zal de Academy een grotere rol gaan spelen. Het LMS wordt daarbij vooralsnog vooral ingezet bij interne opleidingen en opleidingen voor Shared Care Centra en thuiszorg. Waarbij gedachten al wel gaan naar uitbreiding richting Outreach.

Doordat het Prinses Máxima Centrum veel mensen uit het buitenland al in dienst heeft en ook graag haar kennis deelt met andere ziekenhuizen in de hele wereld, wordt op korte termijn het LMS ook in het Engels beschikbaar gesteld. Want was is er mooier dan op afstand leren met en van elkaar?

Het LMS helpt het Prinses Máxima Centrum om alle informatie eenvoudig en efficiënt te verschaffen, waarmee ze weer een stap dichterbij hun missie komen ‘Ieder kind met kanker genezen, met optimale kwaliteit van leven.’

De resultaten

Bij het Prinses Máxima Centrum zijn circa 600 kinderen per jaar in behandeling. Dit realiseert het centrum met 1.200 medewerkers. De primaire focus van het LMS lag in eerste instantie op de zorg intern, maar nu wordt het aanbod verbreed naar alle medewerkers. Daarnaast zijn ziekenhuizen waarmee we intensief samenwerken en thuiszorgorganisaties aangehaakt. Sommige kinderen kunnen thuis chemotherapie krijgen. Het LMS maakt het mogelijk voor thuiszorgorganisaties om deze behandeling te verrichten, na het volgen van een e-learning zijn de medewerkers bekwaam voor deze handeling.

Het Máxima gebruikt het LMS ook voor inspirerende en strategische sessies met als doel om het logistiek simpeler te maken en daarmee hopen ze ook dat steeds meer mensen gaan zien dat het eenvoudig is om je in te schrijven.

De uitdaging

Het OLVG was op zoek naar een Learning Management Systeem om het trainingsmateriaal aan te bieden. Daarnaast wilden ze iedereen in de organisatie inzicht geven in zijn/haar bevoegd- en bekwaamheden middels een kwaliteitspaspoort.

OLVG is een fusieziekenhuis, voortgekomen uit het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis en het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis. In beide ziekenhuizen was er binnen de leerhuizen een gezamenlijke wens voor een LMS voor alle medewerkers van het nieuwe OLVG op de locaties Oost en West. Ze wilden een LMS waarin ze op efficiënte en moderne wijze scholings-/trainingsmateriaal konden aanbieden. Het LMS moest inzage geven in de bevoegd- en bekwaamheid van alle medewerkers en eenvoudig rapportages maken.

De oplossing

Om tot een geschikte oplossing te komen heeft OLVG marktonderzoek gedaan. Tijdens het bezoeken van een beurs kwam het OLVG in aanraking met Courseware. Louzieta, Coördinator Leerportaal bij het OLVG, geeft verschillende redenen waarom ze voor Courseware en PeopleFluent LMS hebben gekozen:

1. PeopleFluent LMS bood de meeste zekerheid om technisch en functioneel de fusie aan te kunnen:
   • Mutaties in user-bestanden
   • Harmonisatie van het trainingsmateriaal en certificaten
   • Flexibiliteit in inrichting
2. De mogelijkheid om dynamische groepen toe te voegen waar scholing aan toegewezen kan worden.
3. PeopleFluent LMS beschikt over zeer flexibele functionaliteit om programma’s en profielen samen te stellen zodat de diversiteit van het aanbod in de twee ziekenhuizen kon worden nagebouwd.
4. De mogelijkheid om operationeel beheerrollen en omgevingen te kunnen scheiden. Zo kunnen organisatieonderdelen hun eigen training en gebruik organiseren. Dat is nu ook operationeel. Het Leerportaal van OLVG kent zogenaamde satelliet-organisaties die hun eigen stuk LMS beheren en de catalogus van OLVG gebruiken.
5. De betrouwbaarheid van de ondersteuning in de beheerfase.
6. De technische kennis en ervaring van Courseware als leverancier om breder te kunnen ondersteunen bij koppelingen met andere systemen.
7. Courseware biedt gedegen oplossingen. Het is geen leverancier die één LMS van uit één visie aanbiedt, waarbij je allerhande beperkingen tegenkomt wanneer je als organisatie een andere kant uit wilt, sneller groeit dan de leverancier of wanneer de leverancier andere strategische keuzes maakt.

Leercultuur creëren

Het OLVG stond natuurlijk voor een interessante uitdaging. Ze wilden een LMS inrichten en implementeren voor het gehele OLVG, waar de twee leerhuizen op dat moment ieder nog een eigen visie op leren hadden. Met elk verschillende werkprocessen die zij van elkaar nog niet heel goed kenden, was een uitdaging. Eigenlijk wilde het OLVG al het trainingsmateriaal geharmoniseerd in hun Leerportaal aanbieden. Helaas bleek dit niet mogelijk waardoor op 1 september 2015 hun Leerportaal live ging met een aanbod voor de medewerkers van West en een aanbod voor de medewerkers van Oost. Hierdoor was er ook een verschil in verplichte scholing tussen beide locaties. Maar doordat er steeds meer medewerkers locatie-overstijgend gingen werken, was dat niet houdbaar. De verplichte scholing werd geharmoniseerd en in 2017 stond er een nieuw ingericht LMS met vijf basisprofielen voor alle zorgmedewerkers.

Om de gehele implementatie succesvol te laten verlopen, was er vanuit Courseware een projectleider en dedicated consultant. Het OLVG had een team ingericht met duidelijke rollen: interne projectleider, coördinator, technisch beheerder en operationeel beheerder.

De resultaten

Inmiddels werkt het OLVG al meerdere jaren met PeopleFluent LMS. Ze hebben een mooi systeem dat de medewerkers ondersteunt om hun deskundigheidsbevordering inzichtelijk te hebben en daarmee aantoonbaar bekwaam te zijn. Het management heeft daarnaast een instrument om mee te sturen. Ze gebruiken het Leerportaal voor alle medewerkers van het OLVG. De zorgprofessionals maken het meeste gebruik van het leerplatform. Voor elke zorgprofessional zijn profielen met verplichte scholing ingericht. Daarnaast gaan steeds meer medewerkers van ondersteunende diensten de voordelen van het Leerportaal zien.

Het OLVG vindt dat leren steeds gestimuleerd moet blijven. Er is nooit een eindresultaat; ze willen blijven doorontwikkelen met alle nieuwe technologieën die beschikbaar zijn. Denk aan nieuwe visies op leren, zoals 5 Moments of Need en performance support. Daarnaast moeten die vernieuwingen vertaald worden naar het LMS. Koppelingen met andere systemen en/of platforms worden steeds belangrijker.

De uitdaging

Auping Academy is het trainingsinstituut voor alle Auping-dealers. We spreken met kennismanager Helen Zwiers en opleidingscoördinator Suheda Simsek, samen verantwoordelijk voor de (door)ontwikkeling van het opleidingsaanbod. Het leerplatform dat ze hiervoor gebruiken is Totara LMS. Op dit online leerplatform vinden Auping-dealers een groot aantal interactieve e-learningmodules en kunnen ze zich inschrijven voor fysieke trainingen om hun kennis te vergroten over Auping als merk, de producten en thema’s als sales, ergonomie en gastvrijheid.

Auping Academy

Auping Academy is het trainingsinstituut voor elke Auping-adviseur met de ambitie om zichzelf continu te verbeteren. Als franchiseorganisatie met verschillende retailformules in verschillende landen, wil Auping Academy ervoor zorgen dat elke consument in elke winkel een optimale Auping-ervaring krijgt. Daar komt de Auping-adviseur in beeld, die met enthousiasme over het merk vertelt, alle ins en outs van de producten kent, salesvaardigheden combineert met ergonomisch verantwoord matrasadvies én daarbij zorgt voor een ultieme gastbeleving, passend bij het merk Auping. Auping Academy traint fysiek op het Auping-hoofdkantoor in Deventer, in de winkels en online in de vorm van e-learning en webinars.

Implementatie van Totara LMS

Om de online trainingen aantrekkelijker, interessanter en interactiever te maken én om deelname aan zowel online als offline trainingen op een efficiënte manier op één plek bij te houden, stapte Auping Academy in 2018 over op Totara LMS. Een veelzijdig Learning Management Systeem dat blended learning programma’s mogelijk maakt en vrij eenvoudig in gebruik is, maar tegelijkertijd zoveel mogelijkheden biedt dat aan alle wensen van Auping kon worden voldaan. De implementatie was een leuke uitdaging, want het moest in een heel korte tijd gerealiseerd worden. Samen met Courseware is een ongelooflijk strakke planning gemaakt en de consultant kwam wekelijks een volledige werkdag naar het kantoor in Deventer om de implementatie te realiseren. En met succes, want slechts 5 weken na de kick-off ging het compleet vernieuwde én volledig ingerichte LMS van Auping Academy live.

Doorontwikkeling van het platform

In een zeer korte tijd is het systeem ingericht, maar daar bleef het niet bij. Auping heeft met de implementatie een sterkte basis neergezet, maar blijft samen met Courseware het platform doorontwikkelen. Dit doen ze zowel op het gebied van design als het toevoegen van nieuwe functionaliteiten. Hiermee maken ze het nog aantrekkelijker om te leren.

Interactieve leercontent bouwen

Auping maakt hun online modules in Articulate 360. Op dit moment worden alle e-learningmodules gebouwd in Articulate Rise 360. Er is bewust gekozen voor deze tool, omdat:

• Het gebruik is ontzettend eenvoudig, waardoor iedereen er mee kan werken.
• De modules zien er mooi en professioneel uit, wat bij Auping past.
• Er worden regelmatig nieuwe functionaliteiten aan toegevoegd, wat de interactiviteit verhoogt.
• Het vertalen van de modules gaat zeer eenvoudig.

De deelnemers vinden de e-learningmodules van hoogstaande kwaliteit en de ideale manier om op rustige momenten in de winkel meer te leren over het merk Auping en haar producten. Steeds meer dealers in Nederland en daarbuiten maken intensief gebruik van het leerplatform.

De resultaten

Auping heeft een enorme groei gemaakt in het aantal gebruikers, met maar liefst 160%. Daarnaast zijn ze erg tevreden over de samenwerking en het platform. Suheda: “De service is ontzettend goed. De helpdesk reageert snel bij supportvragen en wanneer we ergens niet uitkomen, plannen we een call in om vragen te kunnen stellen. Wat we enorm waarderen, is dat er zo goed met ons wordt meegedacht wanneer we weer iets ‘speciaals’ willen. Ook al lijkt iets in eerste instantie niet in het standaardpakket te zitten, wordt er toch met ons meegedacht om een bestaande functionaliteit creatief in te zetten zodat het wél mogelijk is.”

Wassenburg Medical is een toonaangevend bedrijf en levert producten en oplossingen voor het reinigen en desinfecteren van endoscopen. Sinds de oprichting heeft Wassenburg Medical een exponentiële groei doorgemaakt. Met haar hoofdkantoor in Nederland, verkoopkantoren in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, België, Frankrijk en Duitsland, en een exclusief distributienetwerk in Europa, het Midden-Oosten, Australië, Nieuw-Zeeland en Afrika, wordt de rol van Wassenburg Medical op de wereldmarkt snel uitgebreid.

Het personeel werd voorheen altijd in Dodewaard getraind op het product-portfolio, maar men moest ook bij updates van het product-portfolio getraind worden. Aangezien het niet mogelijk is om steeds alle accountmanagers en engineers uit de hele wereld naar Dodewaard te laten komen, zocht Wassenburg Medical een LMS om daar uitkomst op te bieden. Ook had de trainingsafdeling veel administratieve werkzaamheden. Alle informatie stond in een database waar niet iedereen op kon inloggen. Medewerkers konden daardoor niet hun eigen status inzien. Dit zorgde voor veel mailverkeer over waar medewerkers stonden in hun opleidingsproces. Dit proces wilde Wassenburg Medical graag verder digitaliseren en voor iedereen toegankelijk maken.

De oplossing

Wassenburg Medical is begonnen met zoeken in Google en hebben een heleboel sites bekeken. Het was een aardig proces waarin ze veel aanbieders tegenkwamen, maar deze konden niet allemaal worden uitgenodigd. Organisaties die hen aanspraken, werden uitgenodigd voor een demo. Verschillende organisaties kwamen langs om hun systeem te tonen en te vertellen wat zij voor hen konden betekenen. Courseware kwam langs en inventariseerde wat ze wilden en wat hun wensen waren. Uit alle systemen kwam Totara LMS het meest toegankelijk over. Totara LMS is een toegankelijk systeem waar je gemakkelijk je weg kunt vinden. En de prijs was ook niet onbelangrijk. Daarnaast zagen ze Courseware als fijne partner.

Wassenburg Academy

De implementatie is soepel verlopen en inmiddels maken zo’n 200 engineers en accountmanagers verspreid over 35 landen gebruik van Totara LMS. Ze gebruiken het systeem voor klassikale trainingen en om online modules aan te bieden. Mensen kunnen zich in het LMS inschrijven voor trainingen, huiswerk openen, examens maken en certificaten ontvangen. Naast de klassikale trainingen bieden ze online modules aan. Bijvoorbeeld een module over een technisch mankement voor hun engineers. Zo kunnen ze de ontwikkeling van iedereen bijhouden en zien wie het gelezen heeft.

Zelf e-learning ontwikkelen

Wassenburg Medical maakt ook gebruik van Articulate 360 en ontwikkelen dus hun eigen e-learningmodules. Door deze methode is het HR-inboundproces veel makkelijker. In plaats van klassikale trainingen, waar niet iedereen heen kwam, zijn de inwerkmodules nu online beschikbaar.

Binnen de organisatie vinden de collega’s het fijn werken met Totara. De trainingsafdeling krijgt steeds vaker het verzoek om dit ook voor andere afdelingen in te richten. Daarnaast merken ze dat vooral online video’s enorme waarde toevoegen, helemaal om technische zaken uit te leggen. Om het leren nog toegankelijker te maken zijn ze ook bezig om de online modules in het Frans en Duits beschikbaar te maken.

De resultaten

Jorika Wassenburg-Wynants geeft aan dat het doel van de komst van het LMS zeker behaald is. Ze zijn nu beter in staat om informatie met iedereen te delen. Voorheen ging alles via de mail met een pdf, waardoor het onduidelijk was of het bij de ontvanger aankwam. Met de komst van het LMS hebben ze meer controle. Ze hebben nu geen blinde vlek meer over wie er bij hen werkt, wat eerder wel eens voorkwam bij distributiecentra door personeelsverloop. Nu kunnen ze dit eenvoudig controleren door het aan medewerkers met slechts één klik te vragen. Iedereen die bij hen werkzaam is, moet gecertificeerd zijn, en nu is iedereen in het veld gecertificeerd. Dat is echt fantastisch.

De trainingsafdeling is helemaal anders geworden door het systeem en de hele organisatie is positief. Het is zo zichtbaar geworden wat Wassenburg Medical doet en het is voor iedereen toegankelijk. Iedereen op de werkvloer kan nu inloggen en heeft toegang tot alle modules en productinformatie.

Kortom, de doelstellingen van Wassenburg Medical zijn ruimschoots behaald. De informatie uit de database is verplaatst naar het LMS. Daarnaast heeft Wassenburg Medical nu de tools om zelf online modules te maken en deze aan te bieden aan de gewenste doelgroep.