Rebranding Totara LMS

In een dynamische branche, waar alles draait om het aantrekken en behouden van talent, is het investeren in leren en ontwikkelen van levensbelang. De organisatie groeide hard, net als de noodzaak om trainingen kwalitatief, centraal en schaalbaar aan te bieden.

In de jaren daarna groeide Learning & Development van een klein onderdeel van de HR-afdeling uit tot een volwaardig team, dat als strategische kennispartner alle bedrijven ondersteunt en adviseert op het gebied van leren en ontwikkelen. Deze ontwikkeling, samen met de toenemende rol van data, onderstreept de noodzaak van een sterk Learning Management Systeem.

De uitdaging

Door de snelle groei kon House of Covebo niet altijd de service bieden die aansloot bij de missie en het DNA. Enerzijds was er op de werkvloer te weinig tijd en senioriteit om (nieuwe) collega’s goed in te werken en door te ontwikkelen. Anderzijds groeide het leerplatform niet snel genoeg mee met de snel groeiende organisatie, waardoor het trainingsaanbod niet goed aansloot op de uiteenlopende leerbehoeften van alle verschillende bedrijven en functies. De onoverzichtelijke catalogus maakte het lastig om relevante trainingen te vinden, er waren geen leerlijnen om medewerkers richting te geven, en de rapportagefunctionaliteiten werden onvoldoende benut. Dit resulteerde in een gebrek aan inzicht in de effectiviteit van trainingen en onvoldoende grip op uitstroom, kosten en de ontwikkeling van medewerkers.

De oplossing

De implementatie van een nieuw functiehuis en de rebranding van House of Covebo betekenden een keerpunt. Begin 2024 onderging het platform een grote transformatie, zowel qua design als structuur. De House of Covebo Academy kreeg een fris, nieuw jasje en de organisatiestructuur van het platform werd opnieuw ingericht, wat segmentatie per bedrijf, afdeling en functie mogelijk maakt. Dit legde de basis voor het volgende grote project: de lancering van het digitale onboardingprogramma ‘Vliegende Start’ in 2025. Dit programma bestaat uit meer dan 30 leerlijnen voor 5 bedrijven met in totaal meer dan 125 microlearnings. Hiermee maken nieuwe collega’s op een interactieve manier kennis met de organisatie, het DNA en hun nieuwe functie. Managers spelen hierin een sleutelrol en krijgen via rapportages inzicht in de voortgang van hun team. Automatische reminders helpen hen om leren en ontwikkelen top of mind te houden. 

De resultaten

Dankzij deze verbeteringen draagt het leerplatform bij aan de missie: ‘ieders wereld van werk, gewoon goed geregeld hebben’. Het aantal medewerkers dat actief trainingen volgt, groeit elke maand, collega’s vinden eenvoudig trainingen die aansluiten bij hun specifieke behoeften, het leeraanbod is zowel in omvang als in kwaliteit gegroeid, én dankzij data en geautomatiseerde evaluaties weet het L&D team precies waar ze nog kunnen verbeteren.

Wat hebben ze in een jaar tijd met Totara LMS gerealiseerd? 

• Onboarding vanaf dag één gewoon goed geregeld
  – 30 digitale onboardingprogramma’s voor 30 functieprofielen binnen 5 verschillende bedrijven (en meer in de maak)
  – Meer dan 125 microlearnings & checklists, gemaakt in Articulate Rise 360 

• Leren waar, hoe en wanneer je wilt
  – Persoonlijke leerpaden in de huisstijl van elk bedrijf
  – Effectieve mix van klassikale trainingen, e-learning en leren op de werkvloer 

• Rapportages op verschillende niveaus
  Inclusief rapporten voor 200+ managers, L&D’ers en HR-professionals 

• Schaalbare leercontent
  Snel en persoonlijk inspelen op marktontwikkelingen en veranderende kenniseisen 

• Hogere kwaliteit van trainingen
  Dankzij geautomatiseerde evaluaties na elke training en e-learning 

De House of Covebo Academy heeft een video gemaakt voor de Totara-nominatie. In deze video zie je hoe het platform is verbeterd: van een hoop informatie naar een duidelijk en overzicht.

Meer dan werken alleen 

Wibra begon in 1956 als een kleine familiezaak en is inmiddels uitgegroeid tot een bekende winkelketen met 3.500 medewerkers, waarvan 100 tot 150 op het hoofdkantoor. Ondanks de groei blijft Wibra een echt familiebedrijf met een sterke focus op ontwikkeling en vernieuwing, waardoor het klaar is voor de toekomst.  

De uitdaging

Tijdens de onboarding bij Wibra liepen ze tegen verschillende problemen aan. Nieuwe medewerkers kregen een papieren inwerkboekje van twintig pagina’s, maar vaak was er geen tijd om dit door te nemen. In de praktijk werden medewerkers direct ingezet, bijvoorbeeld achter de kassa, zonder duidelijke uitleg. Hierdoor voelden ze zich onzeker en stopten ze snel weer. Meer dan 75% van de nieuwe medewerkers vertrok binnen enkele maanden.  

Daarnaast werkte iedere winkel op zijn eigen manier. De werkwijze in het ene filiaal kon totaal anders zijn dan in een ander filiaal. Dit zorgde voor verwarring, vooral wanneer medewerkers tijdelijk in een andere winkel werkten. Er was geen uniformiteit in processen en werkinstructies. Bovendien had Wibra niet de capaciteit en middelen om zelf een volledig trainingsprogramma te ontwikkelen. Het bedrijf had geen aparte afdeling voor leren en ontwikkelen, en er waren geen specialisten op dit gebied. Trainingen bestonden voornamelijk uit persoonlijke uitleg door collega’s, wat niet altijd effectief was. De behoefte aan een professionele en gestructureerde leeromgeving werd steeds groter. 

De oplossing 

Wibra is een L&D-afdeling gestart en zocht een flexibel en kostenefficiënt leerplatform dat past bij de bedrijfscultuur én de doelgroep. Het moest eenvoudig in gebruik zijn, aansluiten op de praktijk en medewerkers helpen om snel en effectief hun werk te leren. Na grondig onderzoek koos Wibra Totara LMS als leerplatform. Totara LMS gaf ook de mogelijkheid om koppelingen te maken met verschillende retail-trainingsystemen. Het platform begeleidt medewerkers stap voor stap bij het leren van hun werkzaamheden in een eenduidige onboarding van zes weken. Nieuwe medewerkers krijgen kleine, korte lessen van 5 tot 10 minuten per keer. De e-learningmodules in het systeem zijn ontwikkeld door de L&D Fabriek.

Wibra koppelde Totara LMS aan verschillende retail-trainingsystemen, zoals: 

• Skillstown (voor soft skills en retailtrainingen) 

• L&D Fabriek (voor veiligheid en logistiek) 

• Virtual SkillsLab (voor kassatraining) 

• Kompas groep (voor BHV-trainingen) 

• AFAS (voor personeelsgegevens) 

• Dyflexis (voor urenregistratie) 

Daarnaast werkt Wibra samen met Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB), zodat praktijkopleiders ook trainingen kunnen volgen. 

De Resultaten 

Sinds de start van Totara LMS maken steeds meer medewerkers gebruik van het platform. In Amsterdam zaten er 250 medewerkers in de pilot voor de uitrol. 140 medewerkers logden binnen een week in. Na de landelijke uitrol hadden 300 medewerkers het platform bezocht in de eerste weken. Dit is 15% van alle medewerkers. 

Nieuwe medewerkers krijgen nu een duidelijke onboarding. Leidinggevenden kunnen beter zien welke trainingen medewerkers hebben gedaan. Elke maand komen er nieuwe trainingen bij. Een belangrijk onderdeel van de onboarding is de module ‘Welkom bij Wibra’, waarin nieuwe medewerkers een introductie krijgen met video’s over het distributiecentrum, de winkels en het hoofdkantoor. Ook worden ze persoonlijk welkom geheten door de CEO. Het doel was dat binnen drie maanden 10% van alle medewerkers deze module zou hebben afgerond. Binnen twee maanden was dit al met 162% overtroffen. De medewerkers van Wibra waren dus erg enthousiast om deze module te volgen.  

Naast de verplichte modules heeft Wibra ook niet-verplichte modules die ze op de homepagina kunnen uitlichten. Een van de modules is ‘omgaan met agressie’. Deze is binnen twee maanden al door 7,6% van de medewerkers gevolgd.  

Wibra wil dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij het bedrijf. Het doel is om de medewerkerstevredenheid met 5% per jaar te verhogen tot 2028. Door deze trainingen krijgen medewerkers meer kennis en zelfvertrouwen. Zo kunnen zij klanten beter helpen en voelt werken bij Wibra prettiger. 

De uitdaging

Boon Edam begon in 1873 met een kleine timmerwerkplaats, als fabrikant van draaideuren, toegangspoorten en andere toegangsoplossingen. Toen het bedrijf (hard) begon te groeien, zijn ze verhuisd naar Edam.

Inmiddels is Boon Edam uitgegroeid tot één van de leidende fabrikanten met productiefaciliteiten in Nederland, de Verenigde Staten en China, met meer dan 20 internationale dochters en distributeurs in meer dan 50 landen.

Boon Edam heeft zich continu onderscheiden met het aanbieden van innovatieve en geavanceerde oplossingen, gekoppeld aan 150 jaar ervaring en inzicht.

Door deze groei wilde Boon Edam hun strategie rondom leren en ontwikkelen verbeteren, de werklast voor het L&D-team verminderen en bouwen aan een gedecentraliseerde leercultuur waarin de medewerkers centraal staan.

Een nieuw leerplatform

Partnerschap

Na een zorgvuldige zoektocht is Boon Edam een partnerschap aangegaan met Learn Amp. Het platform is gekozen op basis van de kracht van de LXP-eigenschappen en de mogelijkheid om hiermee het L&D-team te positioneren als ondersteuners. Het pushen van content en het bewaken van voortgang werd ondergeschikt gemaakt aan deze doelen.

Boon Edam heeft, naast het partnerschap met Learn Amp, ook een samenwerking met Courseware. Zij zijn een ervaren dienstverlener van leer- en kennistechnologie in Nederland en bieden oplossingen voor e-learningontwikkeling in het bredere leer-ecosysteem.

Zoals Pjotr Hoekstra, Group HRD Manager bij Boon Edam, zei:
‘Zowel Learn Amp als The Courseware Company zijn eerlijk in wat ze wel en niet kunnen. Daarnaast is het duidelijk hoe zij de samenwerking voor zich zien en ons kunnen helpen om verder te groeien. We hebben een basis van vertrouwen kunnen creëren om zo een wederzijds werkend partnerschap te hebben.’

Boon Edam heeft Learn Amp organisatiebreed ingezet voor het verbeteren van drie belangrijke gebieden: de leercultuur, de leerervaring en het leermanagement. Een visie op een verbeterde leerstrategie die inmiddels door de hele internationale organisatie uitgedragen wordt.

Toegang wereldwijd

Boon Edam had een oplossing nodig die toegankelijk is voor haar medewerkers wereldwijd. Learn Amp heeft een grote diversiteit aan talen beschikbaar, die per gebruiker/regio/land ingesteld kunnen worden. Hiermee stelt Boon Edam elke regio in staat om leren en ontwikkeling op een meer gedecentraliseerde manier te beheren dan voorheen mogelijk was.

Het bevorderen van zelfsturend leren

Het L&D-team van Boon Edam heeft de ‘Boon Edam University (BE-U)’ opgericht. Door de uitgebreide mogelijkheden van Learn Amp heeft Boon Edam een huisstijl kunnen ontwikkelen die één bedrijfscultuur uitstraalt, maar gelijktijdig ook de ruimte biedt aan de diversiteit binnen de internationale organisatie. Zo hebben ze het onboardingtraject kunnen standaardiseren, waarbij elke regio in de wereld de vrijheid heeft om deze aan te passen naar hun eigen cultuur en werkwijze.

Boon Edam stimuleert de groei en ontwikkeling van haar medewerkers door een breder aanbod van e-learningmodules en functionaliteiten van het Learn Amp-platform. Voorheen maakten ze hiervoor gebruik van verschillende leveranciers voor standaard-leermodules. De integratie van Learn Amp met GO1, een bibliotheek met meer dan 100.000 digitale leermiddelen in meerdere talen, maakt dit overbodig.

Toetsen van kennis

De Boon Edam University gebruikt quizzen om productkennis van medewerkers te toetsen. Door kennis interactief aan te bieden, wordt deze beter opgenomen en  onthouden.

Blended Learning

Werknemers kunnen hun eigen leerervaring personaliseren en zelf leermodules selecteren, zonder dat er L&D-beheerders nodig zijn. Dit wordt gestimuleerd door de automatische aanbevelingen en mogelijkheden voor user generated content. Om de gebruikerservaring bij het leren en onboarden te verbeteren, worden leerpaden en playlists gebruikt om blended learning te creëren. Dit betekent minder centraal beheer en een betere en intensievere gebruikerservaring.

De resultaten

De uitdaging

Odido, voorheen bekend als T-Mobile Nederland, was onderdeel van “Deutsche Telekom AG”. In deze tijd groeide het merk en werd volwassen op alle aspecten, inclusief hun Learning & Development. Onderdeel van deze groei was het implementeren van een toekomstbestendig leerplatform dat hun eigen visie kon vertalen, en dat vonden ze in Totara LMS. Naarmate het merk groeide en meer en meer een onafhankelijk Nederlands bedrijf werd, kwam de tijd om Odido te worden.

Courseware en Odido implementeerden Totara LMS als T-Mobile’s My Campus in 2020. Vanaf het begin van de samenwerking werd Courseware op de proef gesteld, omdat het oude leerplatform op dat moment nog maar drie maanden beschikbaar was. Er was geen ruimte voor uitstel, want leren mocht niet stil komen te staan, maar samen zijn Courseware en Odidio de uitdaging aangegaan en is Totara LMS binnen drie maanden geïmplementeerd.

Totara LMS is nu beschikbaar voor alle interne medewerkers, zowel in- als outsourced, die bij of voor Odido werken. Door middel van zelfregistratie is de toegang voor cursisten verder uitgebreid en hebben ook medewerkers van Indirect Sales Channels toegang gekregen tot Totara.

Aangezien Courseware en Odido gewend zijn aan tijdgevoelige grote projecten, hebben we samen, na drie jaar samenwerking, de overstap gemaakt van T-Mobile naar Odido.

Als onderdeel van deze transformatie moest de Totara LMS My Campus een makeover ondergaan om de nieuwe Odido stijl te weerspiegelen. Slechts drie collega’s binnen Courseware waren op de hoogte van dit project, waarin binnen een strak tijdsbestek van twee weken significante wijzigingen moesten worden doorgevoerd. Zo moesten gebruikers kunnen inloggen met het nieuwe domein @odido.nl en moesten de dataladers van Totara LMS worden gebruikt om het transformatieproces te vergemakkelijken.

Alle cursussen die eerder in Totara LMS of Articulate waren gemaakt, moesten worden bijgewerkt. Dit bood de mogelijkheid om het systeem te stroomlijnen door verouderde cursussen te verwijderen en prioriteit te geven aan e-learningmodules die voldoen aan de regelgeving. Naast de updates van de content werd ook de look & feel van het platform vernieuwd, met een nieuwe beeldbank om een samenhangende gebruikerservaring te creëren. Ondanks een krappe deadline van twee weken en een vertraging in de ontvangst van het nieuwe logo, waren de rebrandinginspanningen succesvol, met als hoogtepunt de lancering van Odido’s nieuwe My Campus.

Resultaten

Over het geheel genomen is de rebranding van Odido een belangrijke mijlpaal in de evolutie van het bedrijf, een teken van toewijding aan innovatie, klantgerichtheid en aanpassingsvermogen in het snel veranderende telecomlandschap. De flexibiliteit van Totara LMS bleek een grote rol te spelen bij het succes van de transformatie van Odido’s leermanagementsysteem.

In 2016 had de BAS Group, een handelsplatform voor grote voertuigen, tractors, bouwmaterieel en commerciële voertuigen, net een nieuw dealer-management systeem gelanceerd. Zij moest haar medewerkers en partners gaan trainen om de nieuwe software te gebruiken. Behalve de urgente behoefte om op te leiden voor het gebruik van dat platform, wilde de organisatie ook een centraal leerplatform beschikbaar maken om de loopbaanontwikkeling en groei van de medewerkers aan te moedigen.

Courseware en BAS Group implementeerden aansluitend daarop samen Totara LMS, waarmee ze succesvol voldeden aan alle trainingsbehoeften van de organisatie en ontwikkeldoelen van de medewerkers. Dit werd de BAS Academy.

De uitdaging

Na een aantal jaren had BAS Group als organisatie een transformatie ondergaan. BAS Group verlegde de aandacht van traditionele handel naar IT. Deze verandering ging gepaard met een meer divers en internationaal werknemersbestand met volledig nieuwe behoeften op het gebied van training en vaardigheden.

BAS Group had een platform nodig dat zich kon aanpassen aan de veranderende behoeften van een groeiend, wereldwijd personeelsbestand. De trainingen moesten relevant zijn, gemakkelijk toegankelijk, gebruikersvriendelijk en meertalig. Met deze nieuwe behoeften stuitten ze echter op een probleem: de BAS Academy stond op een verouderde versie van Totara LMS (v12), die niet beschikte over de juiste functionaliteiten.

Totara LMS biedt zowel cloud- als onsite-implementatie aan. De onsite versie van Learn bij BAS Group hield in dat nieuwe versies van de software handmatig moesten worden uitgerold, iets wat de organisatie sinds de initiële implementatie niet meer had gedaan.

Met het oog op een omvangrijke upgrade rees de vraag: “Is Totara LMS nog het juiste platform voor onze organisatie?”

De oplossing

Courseware en BAS Group begonnen met een analyse van versie 16 van Totara LMS. Beide partijen wilden er zeker van zijn dat een herlancering van Learn zou voldoen aan hun nieuwe leer- en ontwikkeldoelen. Aan die lijst werd nog een topprioriteit toegevoegd: future-proofing.

Totara LMS biedt het meest krachtige en flexibele leermanagementsysteem ter wereld – maar up-to-date blijven met nieuwe functionaliteiten en fixes is cruciaal voor het vermogen tot aanpassen. Het antwoord was duidelijk; om een future-proof platform te hebben, moesten er regelmatig updates kunnen plaatsvinden.

Courseware bood BAS Group hun recent gelanceerde “Altijd-up-to-date” servicemodel aan voor Totara LMS-klanten. Deze SaaS-oplossing biedt maandelijkse updates met alle recente fixes en functionaliteiten voor het platform.

Na het evalueren van Totara LMS versie 16 met de toegevoegde voordelen van het “Altijd-up-to-date” programma, besloot BAS Group dat Totara LMS nog steeds de juiste leeroplossing is en aan al hun huidige en toekomstige wensen kan voldoen.

Implementatie

Bij het SaaS-model biedt Courseware een gestandaardiseerd corporate brand-thema aan. Het BAS Group merk en ontwerp zijn erg belangrijk voor de organisatie, en zij vonden het essentieel dat hun Trading Platform en Learn er gelijk uit zouden zien. BAS Group paste het door Courseware geleverde template aan hun eigen huisstijl aan. Een out-of-the-box template was voor hen geen beperking, maar eerder een goed startpunt. BAS Group bracht hun brand tot leven in de Totara-omgeving en de nieuwe user experience bood de gebruikersvriendelijke look and feel waar ze op gehoopt hadden.

In versie 16 van Totara LMS kon de trainingsopbouw geherstructureerd worden waardoor cursussen gemakkelijker toegankelijk werden. De BAS Academy startpagina bestaat nu uit onderwerpen verdeeld over negen categorieën, die duidelijk vermeld staan op het dashboard van de werknemer. Categorieën zijn bijvoorbeeld BAS Basics, Commercieel, Productkennis, Taalcursussen, en Cybersecurity. Medewerkers vonden de nieuwe leerervaring gemakkelijk en gestroomlijnd, doordat het aantal kliks om relevante cursussen te vinden aanzienlijk was teruggebracht.

Resultaten

De evaluatie van de BAS Academy begon ongeveer vijf jaar na de initiële implementatie en binnen een maand kwamen teamleden van BAS Group en Courseware tot overeenstemming over hoe het leren geherstructureerd kon worden met behulp van het “Altijd-up-to-date” model.

Al snel begonnen de werkzaamheden voor het lanceren van het nieuwe leerprogramma en ongeveer een half jaar later ging de vernieuwde BAS Academy live met versie 17 van Totara LMS. Ook in de periode van werkzaamheden konden de medewerkers altijd bij hun trainingen. Tegelijk met de lancering werd de content gecureerd met de input van diverse afdelingen van BAS Group.

De eerste nieuwe content die werd gecreëerd was een onboarding-cursus genaamd “Meet BAS”. Deze is ook beschikbaar in het Nederlands met de titel: “Vol gas met BAS”. Het programma bestaat uit live bedrijfspresentaties, video’s, e-learning en meer. Medewerkers leren alles over de nieuwe BAS Academy, inclusief bedrijfsrichtlijnen en communicatiekanalen.

Een goed leven voor mensen met een beperking in de regio Den Bosch. Dat is waar ze bij Cello elke dag aan werken. Zodat de circa 2.500 cliënten kunnen wonen, werken, leren en ontspannen zoals zij dat het liefst willen. Dit vereist professionele en menswaardige zorg en ondersteuning. Om hier een succes van te maken, staat er een organisatie klaar met trotse en vitale medewerkers. Dit zijn er 2.700 (waarvan circa 400 stagiairs en leerlingen), plus ruim 1.200 vrijwilligers. Cello is ontzettend trots op al die gemotiveerde en deskundige mensen. Bij Cello is er aandacht voor hun welzijn, groei en ontwikkeling.

We spreken met Caroline Beer, bijna 15 jaar werkzaam binnen bij Cello als applicatiebeheerder, en Bart Beukman, 14 jaar werkzaam bij Cello als e-learning-ontwikkelaar.

Toegankelijk, uitgebreide rapportage-mogelijkheden en binnen budget

Om de groei en ontwikkeling te ondersteunen is rond 2010 een start gemaakt met online leren en het aanbieden hiervan via een leerplatform. Het team van Cello zag in dat een dergelijk platform een goede bijdrage kan leveren. Alleen was het oorspronkelijke platform erg omslachtig in gebruik en vroeg het een grote investering.

Daarom werd besloten om op zoek te gaan naar een ander platform dat beter aan hun wensen voldeed. Het team van Cello ging het selectieproces in met specifieke eisen: een platform dat toegankelijk is in beheer, met uitgebreide rapportage-mogelijkheden en passend binnen het budget.

Na een uitgebreide zoektocht koos het team voor Totara Learn via Courseware, omdat dit platform voldeed aan alle belangrijke criteria. De implementatie begon in oktober 2014, waarbij de focus in het begin lag op het invoeren van alle cursussen in het platform

Herontwikkeling

Cello, haar L&D team en Totara LMS als platform bleven zich echter ontwikkelen. Na zes jaar ontstond de behoefte om het platform anders in te richten en te optimaliseren. In 2021 startte Cello samen met hun Courseware-consultant een her-implementatie, met de medewerker als uitgangspunt.

Er werden brainstormsessies gehouden met medewerkers, vrijwilligers en cliënten om te achterhalen wat hun verwachtingen en behoeften waren. Hieruit werd een visie ontwikkeld over hoe Totara LMS kan werken voor de hele organisatie.

Dit intensieve traject resulteerde in een vernieuwd Ontwikkelplein dat als nieuw aanvoelde voor de gebruikers. Met een eigentijdse vormgeving en een gepersonaliseerd aanbod voor alle gebruikers in de vorm van zorgprogramma’s. Daarnaast werden de toolboxen geïntroduceerd, deze zijn gegroepeerd op thema en helpen de medewerkers met hun werkzaamheden binnen de cliëntgroepen.

Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde voor Cello. Het aanbieden van e-learning en activiteiten zoals lezingen en recreatieve uitjes helpt bij het aantrekken en binden van vrijwilligers.

Al meer dan 10 jaar koesterde Cello de wens om ook vrijwilligers toegang te geven tot het Ontwikkelplein. Tijdens de her-implementatie kwam deze wens opnieuw naar voren, gesteund door de vrijwilligers zelf.

In de eerste helft van 2023 werd deze wens werkelijkheid: vrijwilligers kregen een eigen dashboard in Totara met een aangepast aanbod van e-learning modules en activiteiten. Ondanks de uitdaging dat de vrijwilligers niet allemaal even digitaal vaardig zijn, maakt toch al 25% gebruik van het Ontwikkelplein. Dit bespaart ook aanzienlijk werk in de administratie, omdat vrijwilligers zich nu zelf kunnen inschrijven voor activiteiten.

Bart en Caroline zijn enorm trots op wat ze samen met het team in bijna 10 jaar hebben bereikt met het Ontwikkelplein. Het dashboard en aanbod voor de medewerkers en vrijwilligers, de toolboxen en bouwstenen, het streven naar de beste gebruikservaring en de eenvoudige inlogmethode met de Single Sign On, het zijn resultaten van bijna een decennium Totara LMS bij Cello. De overstap naar de SaaS-variant van Totara LMS heeft veel voordelen opgeleverd, waaronder het feit dat Bart en Caroline nu geen tijd meer hoeven te besteden aan upgrades.

Iedereen binnen Cello kent het Ontwikkelplein, op zoekopdrachten binnen Cello staat het Ontwikkelplein op de tweede plaats (de ICT-helpdesk staat op 1).

E-learningmodules met een visie

De beschikbare e-learningmodules op het ontwikkelplein worden grotendeels intern ontwikkeld met behulp van de Articulate 360 ontwikkelsuite, voornamelijk via Storyline 360. En dat niet alleen, de modules zijn van een dusdanig hoog niveau dat deze door andere zorgorganisaties worden aangeschaft.

De modules zijn gemaakt met een duidelijke visie op gehandicaptenzorg in het algemeen, wat aanslaat bij andere organisaties. Vaak missen zij de capaciteit of expertise om dit zelf te ontwikkelen.

De resultaten

Bart en Caroline zijn zeer tevreden over de samenwerking met Courseware. Daarnaast geeft het LMS de ruimte aan collega’s en vrijwilligers om te leren en ontwikkelen.

De zoektocht naar een leerplatform

Leren en jezelf ontwikkelen staat bij Hans Anders centraal. Hans Anders streeft naar de hoogste kwaliteit van winkelpersoneel in de hele brillen- en hoortoestellenmarkt. Zo zorgen ze dat oog- en hoorzorg van goede kwaliteit betaalbaar is én blijft voor iedereen. Ambitieus? Absoluut. Daarom willen ze iedere medewerker zoveel mogelijk ondersteunen om zijn of haar job zo goed mogelijk uit te voeren. Ze willen een groot en uitgekiend opleidingsaanbod en veel deskundige, gerichte begeleiding bieden.

Om iedereen de kans te geven om iedere dag beter te worden in het vak en het leren nog gemakkelijker en bereikbaarder te maken voor iedereen, was Hans Anders op zoek naar een Learning Management Systeem (LMS). Hans Anders wil graag de vakopleidingen via blended learning aanbieden en de inhoud van gehele opleidingshuis verhippen, versnellen, verkorten en vercommercialiseren.

De medewerkers van Hans Anders komen vanuit het hele land naar Gorinchem voor trainingen, ook mensen uit Friesland of Limburg. Minder kilometers in de auto is beter voor het milieu en het verminderen van de reistijd kost de medewerkers minder energie. Daarnaast zijn ze niet afhankelijk van een klassikale lesdag. Ze kunnen anytime, anyplace vakkennis opdoen.

Hans Anders heeft verschillende platformen naast elkaar gezet. De organisatie was vooral gecharmeerd van de mogelijkheden en flexibiliteit van Totara LMS. Het Totara LMS is ideaal voor blended learning programma’s met zowel formele als informele leeractiviteiten en maakt hybride lesgeven mogelijk. Totara LMS is financieel erg aantrekkelijk, maar nog veel belangrijker: het is een match op alle huidige wensen en toekomstige plannen van Hans Anders.

Een flexibel Learning Management Systeem

Tijdens de implementatie is Micheline bijgeschakeld en heeft het project echt sprongen gemaakt. Hans Anders is begonnen met het aanbieden van e-learnings aan de verkoopmedewerkers.

Verkorten en versnellen was het doel. Het programma was statisch en theorie werd in de classroom opgedreund. Dit was niet meer productief en ze verloren daardoor veel uren. Met het LMS konden ze dit omzetten, waardoor medewerkers de theorie sneller tot zich nemen en het in de klassikale lessen verwerken. Hiermee wordt hun leertijd verkort. Dit wilden Hans Anders doen zonder in te leveren op de inhoud en kwaliteit. Met de mogelijkheden in het LMS kunnen ze verschillende leerstijlen aanspreken, waarmee ze deskundige en gerichte begeleiding aanbieden, wat voor een versnelling in het leerresultaat zorgt.

Inmiddels is het LMS landelijk bekend met interne opleidingen voor verkoopmedewerkers, refractionisten en lensaanpassers. Ook voor onboarding en ontwikkeling rondom verschillende functies in het bedrijf wordt het LMS ingezet. Daarnaast werkt Micheline nu aan een groot project: Way of Working Garanties. Hierin wordt direct een vervolgstap gezet in het verhippen door te werken met een gamification-onderdeel. Wat leren naast de nodige ontwikkeling ook extra leuk maakt!

De resultaten

Hans Anders benut de flexibiliteit van Totara LMS goed. Met behulp van een plug-in maakt de organisatie eigen e-learningmodules.

Naast het ontwikkelen van e-learningmodules richt Micheline zich ook op de gebruiksvriendelijkheid van het platform. Dit doet ze, samen met collega Shanta, door alles strakker en gestroomlijnder te maken en labels aanklikbaar te maken.

Totara LMS bevalt erg goed bij Hans Anders, met name door de vele mogelijkheden. Destijds heeft Micheline, samen met Shanta en twee trainers verschillende webinars en seminars gevolgd om het LMS zo goed mogelijk te begrijpen. Daarnaast maken ze veel gebruik van de community en sparren ze regelmatig met de Courseware consultants.

Toekomstdromen

Als toekomstdroom wil Hans Anders alles in een nieuw jasje steken. Shanta heeft alles strak en mooi vormgegeven in het LMS en daar zijn ze erg blij mee. Daarnaast zijn ze continu, op basis van input van medewerkers, bezig om het LMS te optimaliseren. Medewerkers hebben inzicht in het cursusaanbod en zien dat er per functie een uniek cursusaanbod is. Het LMS helpt om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en nog meer bij te dragen aan de focus leren en groeien bij Hans Anders. Het LMS heeft hier echt een ondersteunende rol in. Totara LMS geeft hen de vrijheid om het proces in te richten op de manier die bij ze past.

Een prettige samenwerking

Partnership is voor Hans Anders belangrijk. Naast dat Micheline tevreden is over de ondersteuning, is ze ook te spreken over de evenementen die Courseware organiseert. Micheline: ‘Ik ben samen met trainer Klaas naar een Totara Learning Lab geweest over Toetsen. Dat was super leuk. Van tevoren gebruikten we de toetsen van Totara LMS niet en nu gebruiken we de toetsfunctie. Daar hebben we echt veel aan gehad toen we door COVID snel moesten schakelen naar een online mogelijkheid. We willen het nu ook gaan uitbreiden. Hans Anders Nederland en België werken nauw samen. We willen uiteindelijk een kennisbank maken met toetsvragen voor beide landen, maar dat is een toekomstdroom. Als je ziet wat je allemaal kan instellen in de toetsfunctie is dat gewoon top.’

Verbindende onboarding

Boni is een familiebedrijf, opgericht in 1972, en een Nederlandse keten van supermarkten met op dit moment 51 winkels en ongeveer 3.400 medewerkers. Hun motto: altijd de laagste prijs, de beste kwaliteit en de vriendelijkste supermarkt in jouw buurt.

De uitdaging

Boni Supermarkten breidt het aantal winkels in Nederland uit. Tot nu toe werkte iedere winkel de nieuwe medewerkers in op hun eigen manier. Hierdoor verschilde de aanpak en het niveau van de onboarding per winkel. Er was weinig (in)zicht op de ontwikkeling van elke medewerker. Daarnaast hebben supermarkten, in het algemeen, te maken met een hoog personeelsverloop. Dit betekent niet alleen dat er een continue behoefte is aan onboarding van nieuwe medewerkers, maar ook dat er sprake is van een hoge werkdruk voor de onboarding buddies.

Boni had zodoende behoefte aan een gestandaardiseerd onboarding-proces waarin zij de kernwaarden van hun familiebedrijf kunnen overbrengen:

• Professionaliteit
• Passie
• Resultaatgerichtheid
• Initiatief
• Klantgerichtheid

Voor Boni was het belangrijk dat het onboardingsprogramma zo zouden worden opgezet, dat het hun jonge medewerkers (15-18 jaar) aanspreekt.

De oplossing

Totara LMSwerd geselecteerd als de beste LMS-oplossing voor het gehele personeelsbestand van Boni. Het leerplatform had specifieke benodigdheden voor haar verschillende doelgroepen:

• Een desktop-weergave met een specifiek dashboard voor het servicekantoor;
• Een meertalige interface voor de medewerkers van het distributiecentrum;
• Een mobile-first benadering voor de jongere winkelmedewerkers op wie de onboarding is gericht.

Het proces begon met een soepele integratie tussen het HR-systeem en Totara. Wanneer een filiaalmanager een nieuwe medewerker in het systeem opvoert, wordt deze real-time in Totara LMS aangemeld en ingeschreven op het onboarding-programma.

Het onboarding-programma omvat het leren over de salarisstrook, het updaten van persoonsgegevens, begrijpen hoe de Team Boni app wordt gebruikt, en bevat aanvullende informatie over de organisatiestructuur van de winkel en de verschillende afdelingen. Daarnaast is er een module om winkelmedewerkers te leren over het verbod op de verkoop van alcohol aan minderjarigen.

Jij hebt veel in je mars!

Om de relevantie te vergroten, betrok Boni haar medewerkers bij het maken van alle e-learningmodules. De video’s werden gemaakt door en met Boni-medewerkers. Om ervoor te zorgen dat de content volledig wordt bekeken, zijn de modules verplicht gemaakt, wat nogal afwijkt van andere organisaties waar jongeren content mogen overslaan. Het programma is met opzet mobile-first en ontworpen voor de Totara LMS app, speciaal voor het jonge medewerkersbestand dat eraan gewend is dat content altijd en overal op hun telefoon toegankelijk is.

Het onboarding-programma bestaat uit drie elementen, en voor elk element verdient de medewerker een badge. Alle filiaalmanagers hebben een account waarin de voortgang van hun winkelmedewerkers is gevisualiseerd op basis van deze badges. Daarbij kunnen managers ook zien of hun medewerkers interesse tonen in cursussen van andere winkelafdelingen, waardoor ze groeimogelijkheden kunnen bespreken.

De slogan ‘Jij hebt veel in je mars!’ wordt overal gebruikt.

De resultaten

De succesvolle Boni-lancering stimuleert de algehele prestaties door een gecentraliseerd leerplatform te bieden voor medewerkers. Dit bespaart op de lange termijn kosten en optimaliseert de onboarding-ervaring. Nieuwe medewerkers kunnen via Totara LMS alle benodigde informatie verkrijgen, waardoor onboarding buddies zich volledig kunnen richten op on-the-job training. Deze aanpak verbetert de efficiëntie, versnelt de productiviteit en betrokkenheid van nieuwe medewerkers, en draagt bij aan positieve resultaten voor het bedrijf als geheel.

De uitdaging

KwikFit is een begrip onder Nederlandse autobezitters. Voor het wisselen van banden, APK, airco en onderhoud kun je vandaag de dag bij een van de 165 filialen terecht en word je geholpen door een van de ruim 1.200 medewerkers. Veel van deze medewerkers werken al langere tijd bij het bedrijf, zo zijn jubilea van 25 of 40 jaar geen zeldzaamheid bij KwikFit.

De opkomst van elektrische auto’s vereist wel een nieuwe denkwijze van de medewerkers. Elektrische voertuigen hebben vaak zo’n 15 camera’s en worden steeds meer zelfdenkend. Hierdoor moeten monteurs op een andere manier werken en bedenken hoe de auto zelf denkt.

De krapte op de arbeidsmarkt maakt het uitdagend om nieuwe medewerkers aan te trekken en te behouden. Daarom is de afdeling voor leren en ontwikkelen begin 2023 uitgebreid. Voorheen bestond er al een trainingscentrum waar medewerkers werden opgeleid voor verschillende producten en bijvoorbeeld BHV. Hoewel dit trainingscentrum al jaren geleden begon met digitaal leren, was het platform verouderd en sloot het niet meer goed aan bij de huidige situatie. Het trainingscentrum is dit jaar omgedoopt tot KwikFit Academy.

We hebben gesproken met Timon de Haan en Wouter Brittijn, die deel uitmaken van de L&D-afdeling binnen KwikFit.

Prettig contact

Kwikfit begon met het zoeken naar een leerplatform met het in kaart brengen van de wensen en eisen. Timon en Wouter beoordeelden elk platform samen. Hier kwam Totara Learn als winnaar naar voren. Het prettige contact met Courseware en de concurrende investering gaven de doorslag.

Bij KwikFit zijn mensen van verschillende generaties actief, van BBL-leerlingen tot bijna gepensioneerden. Het platform moest aantrekkelijk, begrijpelijk en intuïtief zijn voor al deze generaties. Deze mensen werken op de werkvloer weinig met een computer. Met Totara LMS konden ze een omgeving creëren die goed past bij KwikFit, ook qua rapportage-mogelijkheden.

In juli 2023 is gestart met de implementatie van Totara LMS. Drie maanden later is het Totara LMS-platform van KwikFit live gegaan. Gestart is met de pre-boarding van nieuwe medewerkers. Er is besloten om het gebruik geleidelijk uit te breiden, zodat het systeem stevig wordt verankerd in het leer- en ontwikkelingsproces binnen de organisatie. Na de pre-boarding volgen de filiaalmanagers, medewerkers die APK uitvoeren en de rest van de medewerkers.

Pre-boarding

Het pre-boarding traject is opgezet om medewerkers met enthousiasme en zelfvertrouwen van start te laten gaan. Tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag hebben nieuwe medewerkers vaak nog een aantal vragen.

Er is een enquête uitgezet onder nieuwe medewerkers om te achterhalen hoe zij hun start bij KwikFit hebben ervaren. Dit diende als belangrijke inspiratiebron voor een lijst met 79 vragen die nieuwe medewerkers kunnen hebben voor hun eerste werkdag. Zoals: ‘Hoe ziet mijn eerste dag eruit?’, ‘Wie is mijn aanspreekpunt?’, ‘Moet ik mijn eigen lunch meenemen?’. Deze vragen zijn nu onderdeel van de pre-boarding e-learningmodules.

E-learning in Articulate Rise

De modules zijn ontwikkeld in Rise 360 van Articulate 360 en bevatten animaties gemaakt met Vyond. Wouter werkt momenteel aan een module over een nieuw systeem voor urenregistratie dat binnen KwikFit gebruikt gaat worden. Hiervoor gebruikt hij Storyline 360 en integreert hij deze content vervolgens als blokken in de Rise module.

De resultaten

Timon en Wouter zijn erg tevreden over de samenwerking met Courseware. Timon zegt: “Het hele project verliep vlekkeloos. Ik ben enorm onder de indruk van de kennis van consultant Moniek. Ze was geduldig en nam echt de tijd voor uitleg. Projectmanager Miriam was positief streng en uitstekend in het bewaken van de grote lijnen. Dit heeft geholpen om de Academy in slechts drie maanden live te krijgen.”

De uitdaging

Takkenkamp is een organisatie, die zich bezighoudt met het verduurzamen van gebouwen en woningen, om het leefcomfort van gebruikers en bewoners te verbeteren. Het is een echt familiebedrijf en de organisatie hecht grote waarde aan de ontwikkeling van haar medewerkers. We spreken met Susan Bosman en Irma Klein Bleumink, beiden HR-adviseur.

Takkenkamp vindt het belangrijk dat ze bijdragen aan de toekomst van hun vak. Vroeger was er een voegersopleiding, maar dat is tegenwoordig niet meer het geval. Ze moeten mensen nu zelf opleiden. Daarom zijn ze begonnen met de Takkenkamp Vakopleiding. Binnen nu en 10 jaar zullen mensen met veel kennis van het vak uitstromen. Die kennis willen ze omzetten in e-learnings om het toegankelijk te maken en up-to-date te houden. Dit dient ook als een stukje kwaliteitsborging. Ze willen dat iedereen op dezelfde manier werkt om hun kwaliteit te borgen. Daarnaast willen ze hun medewerkers de gelegenheid geven voor persoonlijke ontwikkeling. Hiervoor hadden ze een leerplatform nodig.

Op zoek naar een geschikt leerplatform

Takkenkamp zocht een Learning Management Systeem (LMS) om de e-learningmodules aan te bieden en inzicht te krijgen in de resultaten. Daarbij was de organisatie ook op zoek naar een contentontwikkeltool om de vakopleidingen om te zetten in e-learningmodules. Hierbij was het belangrijk dat er met de contentontwikkeltool efficiënt responsive e-learning gebouwd kon worden. Daarnaast moesten er animaties in opgenomen worden.

Het LMS moet het volledige blended-leerprincipe kunnen ondersteunen en dat volledig in de Takkenkamp Groep huisstijl. In het platform wil de organisatie vraag en aanbod samenbrengen voor zowel hard- en soft skills. Voor Takkenkamp was het vooraf helder aan welke wensen en eisen het platform moest voldoen:

• De mogelijkheid om te kunnen werken met functieprofielen;
• Een platform met voldoende administratieve functies en rapportagemogelijkheden;
• De optie voor een gefaseerde en flexibele uitrol;
• Flexibiliteit in vormgeving en inrichting;
• Het platform moet AVG-compliant zijn;
• Het platform moet te integreren zijn met Exact Synergy.

Aan de slag met Totara LMS

Takkenkamp koos voor Totara LMS vanwege de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van het systeem. Samen met de Courseware consultant was er een strakke planning gemaakt voor de implementatie. Door de coronamaatregelen is alles online gegaan, wat voor de effectiviteit heeft geholpen! Irma en Susan hebben de Totara LMS training gevolgt, waardoor het gebruik van Totara LMS overzichtelijk en gemakkelijk is geworden.

Zelf e-learning maken

Tijdens de inrichting van Totara LMS heeft Takkenkamp ook haar eigen e-learningmodules ontwikkeld. Hiervoor maken ze gebruik van Articulate 360 en dan vooral van Rise 360.

Susan vertelt dat ze de vakinhoudelijke modules zelf hebben ontwikkeld, beginnend met de isoleercursussen. In deze modules ondersteunen ze de theorie met foto’s en video’s uit de praktijk, zodat de vakmannen echt meegenomen worden in de hele dag.

Irma vult aan dat ze vooral Articulate Rise gebruiken voor deze modules. Deze tool zorgt ervoor dat de modules gemakkelijk op een telefoon te volgen zijn. De vakmannen buiten moeten de modules eenvoudig kunnen benaderen en ze moeten er mooi uitzien. Volgens Irma werkt dit echt heel goed en is het zeer gebruiksvriendelijk.

Naast haar eigen vakopleidingen biedt Takkenkamp ook nog soft skills trainingen aan in haar Learning Management Systeem. Alle vakmannen kunnen gebruikmaken van de 130 soft skills trainingen van GoodHabtiz.

De resultaten

Binnen een mum van tijd heeft Takkenkamp haar vakopleidingen gedigitaliseerd.

Irma vertelt dat ze de samenwerking met Courseware als erg prettig ervaart. ‘De implementatie ging gemakkelijk en de consultant is heel betrokken en onthoudt alles van onze organisatie. Ze weet met welke doelgroepen we werken en kan zich er goed in verplaatsen. En als er iets is kunnen we ook altijd onze accountmanager bellen.’