Een sterk onboardingproces: van pre-boarding tot groeisprint

Stel je voor: een nieuwe medewerker begint vol enthousiasme aan zijn eerste werkdag, klaar om zijn talenten in te zetten voor jouw organisatie. Hij heeft zijn contract getekend, maar weet nog niet precies wat er op hem afkomt. Deze eerste werkdagen zijn cruciaal; ze bepalen hoe snel hij zich thuis voelt, hoe goed hij zijn taken oppakt en hoe lang hij uiteindelijk bij de organisatie blijft.

Een goede eerste indruk maken is dus belangrijk — en precies daar komt onboarding om de hoek kijken. Een gestructureerd onboardingprogramma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, snel productief worden en zich langdurig aan je organisatie verbinden. Uit onderzoek blijkt dat organisaties met een doordacht onboardingprogramma de retentie van nieuwe medewerkers met wel 82% kunnen verhogen. Tegelijkertijd levert een gestandaardiseerd (digitaal) onboardingprogramma ook voordelen op voor managers: doordat zij niet steeds opnieuw een programma op maat hoeven samen te stellen, houden zij meer tijd over voor strategische taken die bijdragen aan de groei van de organisatie.

Maar hoe ziet een goed onboardingprogramma er eigenlijk uit en welke elementen zijn essentieel? In dit artikel duiken we dieper in de verschillende fasen van een onboarding en de bijbehorende activiteiten. We bieden praktische tips en to do’s zodat je direct aan de slag kunt met het opzetten van een effectief onboardingprogramma dat je organisatie naar een hoger niveau tilt.

De verschillende fasen van onboarding

Een succesvolle onboarding is op te delen in verschillende fasen. Want in één week een nieuwe collega overspoelen met alle informatie is niet erg bevorderlijk voor de motivatie en blijft bovendien nooit hangen. Door het onboardingproces in verschillende fasen op te delen, creëer je duidelijkheid en focus, waardoor nieuwe medewerkers minder overweldigd raken en zich sneller thuis voelen. Het helpt hen geleidelijk de bedrijfscultuur te begrijpen en zich beter aan te passen. Bovendien biedt het continuïteit en ondersteuning, wat hun vertrouwen en competentie versterkt.

Grofweg kan je een onboarding opdelen in de volgende drie fasen:

Fase 1: Pre-boarding

De pre-boarding omvat de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Dit is een fase waar veel winst te halen valt, maar die vaak niet wordt benut door organisaties. Tijdens de pre-boarding ligt de focus op voorbereiding en communicatie. Met een goed doordachte pre-boarding voelt de nieuwe medewerker zich al welkom en gewaardeerd vóór de eerste werkdag!

Stuur een welkomstmail met praktische info. Denk dan bijvoorbeeld aan informatie over hoe de lunch op kantoor is geregeld, wat zijn de werktijden, handige tips over de bereikbaarheid van de organisatie.
Zit er een lange periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag? Nodig de collega dan alvast een keer uit voor een lunch of een rondleiding ter kennismaking.
Regel alle IT-toegang en materialen (laptop, software, e-mail, badges).
Heb je een leerplatform in de organisatie? Vergeet dan ook niet om hier de toegang voor te regelen en het onboardingprogramma toe te wijzen.
Plan een afspraak in met de leidinggevende voor op de eerste werkdag.

Fase 2: De kennismaking

Vanaf de eerste werkdag start de kennismaking. Hierin staan introductie en oriëntatie centraal, wat de nieuwe medewerker helpt zich snel thuis te voelen en de basis van de organisatie te begrijpen. In deze fase maakt de nieuwe medewerker kennis met de organisatie (wat is de cultuur, missie en waarden en specifieke terminologie), het team (wie zijn mijn collega’s en hoe werken wij samen) en de functie (wat zijn de taken en verantwoordelijkheden en hoe werken de systemen). Zorg voor een verscheidenheid aan activiteiten die op al deze gebieden aansluiten. De kennismakingsfase kan worden opgedeeld in een aantal sub-fasen:

De eerste werkdag

Ontvangst en rondleiding door het kantoor of virtuele introductie.
Voorstellen aan collega’s en teamleden.
Basis-instellingen regelen (e-mail, systemen, HR-portaal en leerplatform).
Kennismakingsgesprek met leidinggevende over verwachtingen.
Eerste lichte taken om betrokkenheid te stimuleren.

De eerste maand

Regelmatige feedbackmomenten met leidinggevende.
Evaluatie van de onboardingervaring met zowel de buddy als de manager; maak aanpassingen in het programma waar nodig.
Organiseer een teamlunch, borrel of virtueel evenement om een gevoel van saamhorigheid en verbondenheid te creëren.

De eerste week

Verdieping in de bedrijfscultuur, missie en waarden.
Training in bedrijfssystemen en processen.
Dagelijkse check-ins met de leidinggevende of buddy om ondersteuning en begeleiding te bieden.
Kennismaking met andere afdelingen en belangrijke stakeholders om een breed netwerk binnen de organisatie op te bouwen.
Eerste taken en verantwoordelijkheden oppakken.

Fase 3: De groeisprint

In deze fase draait alles om het volledig laten opbloeien van de nieuwe medewerker binnen de organisatie en deze te helpen groeien in diens rol. Het belangrijkste doel is om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zich echt onderdeel van het team voelt en zelfverzekerd aan de slag kan.

Samen met de nieuwe medewerker stel je duidelijke doelen op, wat richting geeft en het makkelijker maakt om prestaties te meten. Geef de ruimte om zelfstandig taken en projecten op te pakken, zodat er zelfvertrouwen en competentie wordt opgebouwd. Bespreek wat nodig is om verder te groeien, zoals netwerkmogelijkheden en verdiepende trainingen. Deze fase is belangrijk omdat de nieuwe medewerker zich nu echt thuis moet voelen in de organisatie. Dit zorgt voor hogere werktevredenheid, meer betrokkenheid, betere prestaties en minder kans dat de organisatie wordt verlaten. Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker niet alleen goed functioneert, maar ook echt floreert binnen de organisatie.

Performance review en doelstellingen bijstellen.
Diepere training en ontwikkeling (bijv. soft skills, technische vaardigheden).
Netwerk uitbreiden binnen de organisatie om waardevolle connecties en samenwerkingen te bevorderen.
Evaluatie van betrokkenheid en werkplezier.
Meer zelfstandigheid in taken en projecten.

Wat leren we hiervan?

Een goed doordacht onboardingproces is essentieel voor het succes van nieuwe medewerkers en de organisatie als geheel. Naast de genoemde tips en strategieën, kan het gebruik van digitale leerplatformen zoals Learn Amp, Totara LMS en PeopleFluent een aanzienlijke bijdrage leveren aan een gestructureerd en effectief onboardingprogramma. Deze platforms bieden interactieve modules en tools die de onboardingervaring verbeteren en nieuwe medewerkers sneller productief maken. Wil je meer weten over hoe een leerplatform of LMS zoals Learn Amp, Totara en PeopleFluent kan helpen bij een gestroomlijnd en succesvol onboardingtraject? Lees dan Effectieve onboardingstrategieën.

Meer weten?

Wil jij meer weten over welk LMS voor jouw organisatie geschikt is? Neem contact op met Tijs door te mailen naar holkenborg@courseware.nl. Tijs gaat graag met je in gesprek.